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PROCEDIMIENTOS
GESTIÓN DE CALIDAD


Versión:23 Fecha:2019-10-21 Código:SIG-PRO-007


  1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO  Auditorías internas y externas para la revisión de procesos y OEC

  1. RESPONSABLE  Profesional IV Sistema Integral de Gestión,

  1. OBJETIVO  Planificar, implementar y mantener el programa de auditorías internas para la revisión de los procesos del Sistema Integral de Gestión y la atención y preparación de auditorías externas, en el cumplimiento de la siguiente normatividad: NTC ISO 9001, NTC-ISO/IEC 17025, NTC-ISO/IEC 17021, NTC-ISO 27001, Decreto 1072 de 2015 Título IV Capítulo 6.

  1. RESULTADOS ESPERADOS  Determinación del grado de cumplimiento de los procesos y Organismos Evaluadores de la Conformidad de la institución, frente a los requisitos internos y legales. Como resultado de las auditorías internas y externas podría tenerse: - Evidencias del cumplimiento de los requisitos. - Planes de mejoramiento establecidos frente a los resultados de las auditorías - Identificación o modificación de riesgos

  1. LIMITES 

Punto Inicial:  

Establecer la metodología para la realización de las auditorías internas de cada vigencia.

Punto Final:  

Evaluar el desarrollo de la auditoria externa, según sea requerido. 

  1. FORMATOS O IMPRESOS 

    1. DESCRIPCIÓN_ESPECÍFICA

    AUDITORÍAS INTERNAS Y EXTERNAS PARA LA REVISIÓN DE PROCESOS Y OEC
    No. Actividad Responsable
    PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA
    1Establecer la metodología para la realización de las auditorías internas de cada vigencia.Profesional IV Sistema Integral de Gestión
    2Convocar a los servidores de la universidad, contratados bajo cualquier modalidad, cuyo interés particular y voluntario, permita su formación, actualización y participación en los ejercicios y actividades derivadas de la auditoría interna para la revisión de procesos.Profesional IV Sistema Integral de Gestión
    3Conformar los grupos de auditores internos para la auditoría de procesos y organismos evaluadores de la conformidad, teniendo en cuenta que los servidores no revisen su propio trabajo. En el caso de las auditorías a los Organismos Evaluadores de la Conformidad, debe integrar el grupo un auditor experto en las actividades propias de estos. Para las auditorías de procesos académicos, debe integrar el grupo un funcionario con conocimiento en las actividades propias de estos.Profesional I Sistema Integral de Gestión
    4Elaborar el programa anual de auditorías para cada vigencia.  El cual debe contener como mínimo: Frecuencia de auditoría, fechas aproximadas de la realización de las auditorías a cada uno de los procesos objeto de auditoría Criterios de la auditoría (normas a auditar) Método de auditoría Responsabilidades  El programa debe tener en cuenta la importancia de los procesos, cambios que afecten a la organización y resultados de auditorías previas, los documentos del sistema de gestión y para los OEC las actividades de ensayo y calibración y criterio del número de ensayos a testificar.Profesional I Sistema Integral de Gestión
    5Aprobar el programa anual de auditorías internas para la revisión de procesos de la vigencia.Profesional IV Sistema Integral de Gestión
    6Socializar el programa anual de auditorías a los grupos de auditores internos y los líderes de los procesos u Organismos Evaluadores de la Conformidad.Profesional I Sistema Integral de Gestión
    7Definir el plan de auditoría interna para la revisión de procesos y Organismos Evaluadores de la Conformidad. Para los OEC se incluye la testificación en un cuadro al final que contiene Método de ensayo/calibración, Ítem de ensayo/calibración y Fecha. Para el SG SST se debe contar con la participación del COPASST en la planificación de la Auditoria. Profesional I Sistema Integral de Gestión
    8Enviar copia del plan de auditoría para la revisión de procesos y Organismos Evaluadores de la Conformidad a los líderes de cada uno de ellos y al COPASST según corresponda, con copia al Sistema Integral de Gestión.Profesional I Sistema Integral de Gestión
    9Establecer las preguntas orientadoras para el desarrollo de las auditorías internas en la vigencia y comunicarlas al equipo auditor.Profesional IV Sistema Integral de Gestión
    Profesional I Sistema Integral de Gestión
    10Diligenciar la lista de verificación para auditoría interna en la revisión de procesos con las preguntas orientadoras, de tal manera que se cubran los requerimientos legales y normativos según lo asignado en el plan de auditoría para la revisión de procesos y Organismos Evaluadores de la Conformidad.Auditores Internos
    PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA EXTERNA
    11Recibir programación de visita de auditoría externa por parte del ente certificador o acreditador en los casos correspondientes.Profesional IV Sistema Integral de Gestión
    12Verificar las fechas programadas para el desarrollo de la auditoría teniendo en cuenta la disponibilidad institucional.  Profesional I Sistema Integral de Gestión
    13Establecer contacto con el organismo certificador o acreditador para coordinar la visita. Profesional I Sistema Integral de Gestión
    14Consolidar la información solicitada por el organismo certificador o acreditador y la necesaria para el desarrollo de las visitas de seguimiento, certificación y acreditación. Profesional I Sistema Integral de Gestión
    15Verificar el contenido de la información a enviar al ente certificador o acreditador en cuanto a los documentos solicitados. Para el ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia) se sigue lo establecido en el Reglamento de Acreditación (RAC-3.0-01) y en el formulario para este fin, esta revisión del CD en la etapa I la realiza el comité técnico mediante una lista de verificación.Director Organismo Evaluador de la Conformidad
    Profesional I Sistema Integral de Gestión
    16Enviar la documentación en los casos requeridos.Profesional I Sistema Integral de Gestión
    17Socializar a los procesos y organismos evaluadores de la conformidad, la programación de las auditorías externas.Profesional I Sistema Integral de Gestión
    18Organizar la logística necesaria para el desarrollo de las visitas de auditoría externa.Auxiliar Administrativo III Sistema Integral de Gestión
    19Tramitar la contratación y pago del servicio de auditoría externa.Profesional I Sistema Integral de Gestión
    DESARROLLO DE LA AUDITORÍA INTERNA
    20Realizar reunión de apertura a la revisión, en la cual se confirma con las partes el plan de auditoría para la revisión, presentación del equipo auditor, confirmación de reunión de cierre y metodología a utilizar.Auditor Interno Líder
    21Atender el desarrollo de la auditoría interna y suministrar la información y evidencias pertinentes.Procesos y Organismos Evaluadores de la Conformidad
    22Registrar los resultados y la evidencia soporte en la lista de verificación. Se conserva la confidencialidad de los clientes si es un servicio trazable y si es derivado de una testificación como usuario será la universidad o el auditor.Auditores Internos
    23Informar los resultados de la auditoría al líder del Proceso u Organismo Evaluador de la Conformidad.Auditor Interno Líder
    24Consignar en el informe de la auditoría, los resultados, las oportunidades de mejora y fortalezasAuditor Interno Líder
    25Realizar la reunión de cierre con el líder del proceso u Organismos Evaluadores de la Conformidad, para informar los resultados y firmar el informe. NOTA: En caso de existir observaciones del líder del proceso u Organismo Evaluador de la Conformidad frente a los resultados, se acudirá a la segunda instancia ejercida por el Sistema Integral de Gestión y Control Interno.Auditor Interno Líder
    26Entregar copia del informe de la auditoría interna al Sistema Integral de Gestión.Auditor Interno Líder
    27Realizar seguimiento al desarrollo del programa de auditoría.Profesional IV Sistema Integral de Gestión
    28Recibir y verificar por proceso y organismo evaluador de la conformidad, los reportes e informes de la auditoría interna realizada, e identificar necesidades de ajustes.Profesional I Sistema Integral de Gestión
    29Elaborar el informe general de auditoría interna.Profesional I Sistema Integral de Gestión
    30Presentar el informe en el desarrollo de las revisiones por la alta dirección.Profesional I Sistema Integral de Gestión
    31Archivar los informes y reportes de las auditorías internas.Auxiliar Administrativo III Sistema Integral de Gestión
    DESARROLLO DE LA AUDITORÍA EXTERNA
    32Coordinar y acompañar la realizar la reunión de apertura de la visita de auditoría externa por parte del organismo certificador o acreditador.Profesional IV Sistema Integral de Gestión
    33Acompañar y asistir al organismo certificador o acreditador en el desarrollo de cada una de las visitas de auditoría.Profesional I Sistema Integral de Gestión
    34Atender el desarrollo de la auditoría externa y suministrar la información y evidencias pertinentes.Procesos y Organismos Evaluadores de la Conformidad
    35Realizar seguimiento al desarrollo del plan de auditoría externa.Profesional I Sistema Integral de Gestión
    36Coordinar y acompañar la realización de la reunión de cierre de la visita de auditoría externa por parte del organismo certificador o acreditador.Profesional IV Sistema Integral de Gestión
    37Socializar los resultados de la visita con los líderes de Proceso y Directores de Organismos Evaluadores de la Conformidad.Profesional IV Sistema Integral de Gestión
    TRATAMIENTO DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA INTERNA.
    38Definir y registrar las acciones correspondientes para el tratamiento de los resultados de la auditoría, dentro de los 15 días hábiles siguientes e involucrando al personal correspondiente.Líder de proceso u Organismos Evaluadores de la Conformidad
    39Realizar seguimiento y registrar el resultado de las actividades planteadas en el tratamiento de los resultados de la auditoría. Líder de proceso u Organismos Evaluadores de la Conformidad
    40Revisar la eficacia de las acciones planteadas a partir de las auditorías internas. Profesional I Sistema Integral de Gestión
    TRATAMIENTO DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA EXTERNA
    41Asesorar a los procesos y organismos evaluadores de la conformidad en la determinación de las acciones inmediatas y posteriores para el tratamiento de los hallazgos.Profesional I Sistema Integral de Gestión
    42Establecer el plan para el levantamiento de los hallazgos.Profesional I Sistema Integral de Gestión
    Líder de proceso u Organismos Evaluadores de la Conformidad
    43Enviar al organismo certificador o acreditador, el plan inicial para el levantamiento de los hallazgos. Profesional I Sistema Integral de Gestión
    44Recibir retroalimentación por parte del organismo certificador o acreditador y realizar los ajustes correspondientes.Profesional I Sistema Integral de Gestión
    45Enviar al organismo certificador o acreditador, las evidencias soportes de las acciones propuestas.    Profesional I Sistema Integral de Gestión
    EVALUACIÓN DE AUDITORES INTERNOS
    46Evaluar el desempeño de los auditores internos, en el formato establecido para tal fin.Líder de proceso u Organismos Evaluadores de la Conformidad
    47Consolidar resultados de la evaluación y realizar la socialización respectiva. Profesional I Sistema Integral de Gestión
    48Evaluar el desarrollo de la auditoria externa, según sea requerido. Profesional I Sistema Integral de Gestión

     

    Elaborado Por:

     

    Revisado Por:

     

    Aprobado Por:

     

    Personal Proceso Oficina Gestión de Calidad Vicerrector Administrativo


    Fin de documento
      ORIGINAL
    2019-10-21